Zu Modellierungszwecken – BPMN

Vor einigen Wochen sah ich eine Doku, dessen Thematik mich sogleich an ,,die“ Sprache der Geschäftswelt erinnerte. In ihr wurde von einem modernen Viertel in der New Yorker Innenstadt gesprochen. Einem Künstlerviertel mit einer ungeheuren Anzahl einzelner Charaktere. In einer Sequenz erblickte ich einen Maler, der mit einem grauen Bleistift mehr Farben zu erzeugen vermochte, als ein Regenbogen fasst. In einer anderen einen Schauspieler, der stolz von seinen ersten Auftritten in verschiedenen Sendungen berichtete. Und trotz der verschiedenen Grundeinstellungen, bezogen auf die künstlerische Ausrichtung der Beiden, blieb eine Gemeinsamkeit dominierend.

Kunst beeindruckt uns. Sie erzeugt Freiräume und lässt uns den Alltag vergessen. Doch um die eben angesprochene Gemeinsamkeit zu beschreiben: Ist Kunst nicht letztlich nur eine Form der Visualisierung? Der Darstellung einer Aussage, eines Gedankengangs? Oder steckt mehr dahinter, eine tiefere Botschaft? Diese Fragen aufzuwerfen, mag unter bestimmten Gesichtspunkten sicher etwas unangebracht erscheinen. Schließlich hat jeder Mensch ein anderes, künstlerisches Empfinden. Aber machen sie doch den Test: Wenn sie die ersten beiden Fragen mit einem ,,Ja“ beantworten, sind sie ein kompromissloser Geschäftsmann, wenn sie die zweite Frage bejahen, womöglich ein Kunstschaffender.

iGrafx und BPMN 2.0

Sie haben die ersten beiden Fragen mit einem ,,Ja“ beantwortet? Dann möchte ich ihnen nichts mehr vorenthalten und sie mit der letzten Frage dieses Textes konfrontieren: Was verstehen sie unter BPMN? Eine Zahnpastamarke? Ein neuer Flugzeugtyp? Oder eine Art von Kunst? Nach dem soeben gelesenen Einleitungstext eine sicher sehr einfache Fragestellung.

Tatsächlich ist BPMN, zumindest wenn man ein seine Werke strukturierender Künstler ist, eine Kunstform. Man bildet etwas ab und vermittelt seinen Angestellten eine klare Botschaft. Ebenso wie ein Künstler im New Yorker Szeneviertel. Nur werden für derartige Ablaufpläne, keine Pinsel, als Werkzeuge verwendet, sondern Symbole und Begriffe. Einzelne Aufgaben werden mit ,,Tasks“ umschrieben, die Aneinanderreihung der einzelnen Aufgabenteile ,,Gateways“ und wer letztendlich was zu tun hat, wird durch ,,Swim Lanes“ eingehender charakterisiert. Fügt man alles zusammen, ergibt sich ein klares Bild, von Geschäftsprozessen und Unternehmensabläufen, dass der Künstler nicht ausstellt, sondern als Erfolgsmodell präsentiert. Und auch wenn es sich nur um eine betriebsversierte Sprache handelt, vermag sie doch alles auszudrücken, was für ein einfaches Verständnis notwendig ist. Der wichtigste Punkt im geschäftlichen Wirrwarr.

Mit Lean Six Sigma zum Erfolg

Lean Six Sigma ist eine avancierte Qualitätsmanagementmethode zur Verbesserung der Effizienz in Unternehmen und der Qualität ihrer Arbeit. Es vereint die Philosophie des Lean Management (schlankes Management) mit dem System Six Sigma. Das Lean Management dient in erster Linie der Vermeidung jeglichen Überflusses in Prozessketten und hilft bei der Verringerung des Zeit- und Kostenaufwandes. Es entstand Mitte des 20. Jahrhunderts in Japan im Rahmen eines Konzepts der Japanischen Firma Toyota namens TPS (Toyota-Production-System). Six Sigma unterdessen ist ein System zur Prozess- und Produktoptimierung, das sich auf die Ausräumung von Fehlern, die aus Abweichungen in Prozessen resultieren, spezialisiert hat. Es wurde in den 80er Jahren in den USA von Motorola entwickelt. Seit Anfang des 21. Jahrhunderts kombiniert man beide Methoden miteinander, um die erhöhte Qualität bei gleichzeitig geringeren Kosten und reduziertem Zeitaufwand zu nutzen.

Funktionsweise von Lean Six Sigma

Six Sigma arbeitet mit dem sogenannten DMAIC-Zyklus (Define-Measure-Analyse-Improve-Control). In diesem Ablauf wird zuerst das Problem definiert und dann dessen Wert gemessen. Daraufhin wird der Grund für das Problem analysiert und mit den daraus resultierenden Daten das System verbessert. Anschließend wird kontrolliert, ob das Problem dauerhaft gelöst ist.
Lean Management wiederum arbeitet mit fünf Prinzipien. Der Definition des Werts eines Produktes aus der Sicht des Kunden, der Identifikation des Wertstroms, welcher aus allen Prozessen zur Herstellung eines Produkts oder zur Leistung einer Dienstleistung besteht, der Umsetzung des sogenannten Fluss-Prinzips, das eine kontinuierliche Produktion ohne Engpässe ermöglichen soll, der Einführung des Pull-Systems, welches eine dem Bedarf angepasste Produktion zum Ziel hat, und der angestrebten Perfektion, die Rückschritte mithilfe ständigen Fortschritts zu vermeiden versucht.

Diese Prinzipien sollen den Unternehmen bestehendes Verbesserungspotential offenbaren. Bei Lean Six Sigma werden beide Verfahren in drei geläufigen Konzepten kombiniert. Entweder indem man die Prinzipien des Lean Management zur Beschleunigung des DMAIC-Zyklus anwendet, auffällige und schwerwiegende Fehler in durch Lean Management optimierten Prozessen ausräumt, oder indem beide Praktiken zu einem Gesamtkonzept verbunden werden, wobei man die Prozesse erst durch Lean Management optimiert, bevor sie durch Six Sigma nach Fehlern durchsucht werden.

Der Lean-Effekt – Lean Six Sigma im Fokus

Seit jeher sucht der Mensch nach Orientierung nach seiner Identität. Symbole spielen dabei eine nicht unerhebliche Rolle und beflügeln die Fantasie der Menschen. Weltuntergänge werden vorhergesagt, äußerst fragwürdige Szenarien konzipiert oder auch geradezu herbeigesehnt, nur um sich sicher zu sein das es eine höhere Macht gibt. Die Frage, ob Zahlen lügen können, wird dank solcher Berechnungen immer wieder aufgeworfen. In den geschäftlichen Bereich ist diese Frage glücklicherweise noch nicht vorgedrungen. Hier gilt noch die gute alte Statistik im Stile des heutigen Themenbereiches: Lean Six Sigma.

Zahlen werden zum Lügen gebracht

Verzerrte Grafiken sind das Paradebeispiel für lügende Zahlen. Durch die einfache Verrückung einer Dezimalstelle kommen völlig irreführende Daten zustande. Es geht also nicht darum, ob das Ergebnis korrekt ist, sondern um die Art der Darstellung in Grafiken und Tabellen. Wer besonders gerissen ist, kann somit auch im geschäftlichen Bereich wahre Wunder vollbringen. Doch sind diese kein Ausdruck höherer Mächte.

Im Sinne des Geschäftsmannes von heute ist es nämlich keine höhere Macht, die bei unsicheren Situationen Hilfestellungen gibt. Es ist auch kein Guru oder tibetanischer Mönch. Es ist eine Applikation. Ein Programm, bei welchem die Optimierung an vorderster Stelle steht. Doch was versteht man nun wieder unter Optimierung? Auf den Betrieb bezogen zunächst sehr viele Prozesse. Da gäbe es die Optimierung im Bereich der Kundenorientierung zum einen und zum anderen die Optimierung im Abschnitt des Qualitätsmanagements sowie in noch unendlich vielen Unterpunkten, die den dynamischen Aspekt des Geschäfts bestimmen. Um in all diesen Rubriken das Optimum herauszuholen, reicht das menschliche Können oftmals nicht aus. Zu groß wäre der Aufwand, zu umfangreich das zu entwirrende Aufgabenspektrum. Softwarelösungen koordinieren die einzelnen Prozesse und ermöglichen eine sinngemäße Amalgamierung (Verbindung). Demzufolge stellt Lean Six Sigma eine Überwachungszentrale dar: Prozesse werden anhand von Wahrscheinlichkeiten positiv oder negativ evaluiert. Das Agieren nach bloßen Gefühlsregungen ersetzt. Ein Hauch von Science-Fiction? Etwas zum Fürchten? Keineswegs, jedoch schreitet das technologische Streben immer weiter voran. Mit der Zeit zu gehen, ist unumgänglich. Die Frage nach einem Programm für das eigene Unternehmen, sollte deshalb in Perioden gestellt werden. Unternehmen verändern sich ständig und wer bereit ist, sich diesen Veränderungen professionell entgegenzustellen, hat eine Chance im bunten Treiben der zahlreichen Wettbewerbsteilnehmer trotz alles vereinheitlichender Software gesehen und geklickt zu werden.

Die beste BPM Software

bpm software

BPM Software unterstützt bei der sicheren Planung von Geschäftsprozessen

Auf der Suche nach einer geeigneten BPM-Lösung können sich Betriebe schonmal unschwer im Dickicht der Firmen, die BPM-Programme sowie Lösungen zur Verfügung stellen verfahren. Unterdessen die einen schon Microsoft Powerpoint oder Visio als BPM-Software durchgehen lassen, kommen diese Anwendungen für andere Firmen, infolge ihres eingeschränkten Funktionen nicht in Frage. Welches Tool das passende ist, hängt also zuerst von den Anforderungen des Unternehmens ab, wer lediglich ein paar schöne Prozessdiagramme erstellen möchte, für den langen die einfachen Lösungen womöglich schon aus. Wer hingegen mehr aus einer BPM-Strategie herausholen möchte, für den sind größere Tools die bessere Entscheidung. Sie sind auf die jeweiligen Bereiche eines Unternehmens zugeschnitten und assistieren dabei einzelne Prozesse zu optimieren und Ressourcen zu schützen.

Den schnellsten Weg zur angemessenen BPM-Software findet man, indem man bei der Suche ein paar wichtige Fragestellungen beachtet. Mittels dieser können bestimmte BPM-Lösungen direkt ausgeschlossen werden und Andere in die engere Selektion genommen werden. Unternehmen sollten sich danach mit den jeweiligen Anbietern zusammensetzen um abschließend weitere offene Fragen zu klären und die Wahl einer bestimmtem BPM-Software finalisieren zu können.

1. Setzt der Anbieter auf Normen?

Zwar ist die Berücksichtigung von Normen ein sehr wichtiges Kriterium, trotzdem sollte darauf geachtet werden, dass diese zum eigenen Unternehmen passen. Noch vor wenigen Jahren setzten viele Anbieter fast blind auf den Ausführungsstandard BPEL, der in der Praxis aber meistens keine passende Lösung für das aktuelle Problem aufzeigte. Lassen Sie den jeweiligen Standard ergo bereits in der Evaluierungsphase auf Ihre Gegebenheit ausarbeiten, um Patzer bei der Wahl des richtigen Standards zu vermeiden.

2. Qualifizierte Angestellte im Unternehmen

Für den Fall, dass Unternehmen unter Einsatz von einem mächtigen BPM-Tool die einzelnen Prozesse im Unternehmen bessern möchten, braucht es dazu hauptsächlich darauf geschultes Personal. Die beste BPM-Software löst nichts, wenn sich hiermit niemand auskennt. Ferner muss den jeweils zuständigen Mitarbeitern Zeit gegeben werden, sich mit den komplexen Standards auseinanderzusetzen. Die Einführung einer BPM-Software geht somit fast immer auch mit der Qualifizierung eigener oder der Einstellung neuer Arbeitskräfte einher, welche die Lösung kennen und als Ansprechpartner im eigenen Betrieb agieren können.

3. Die Lösung für Alles gibt es nicht

Keineswegs wenige Anbieter werben mit der BPM-Software auf Knopfdruck. Moderne Software-Lösungen nehmen dem Betrieb richtiger Weise allerhand Arbeit ab, in Gänze unabhängig von IT-Spezialisten bleibt man damit dennoch auch nach wie vor nicht. Speziell umfangreiche Geschäftsprozesse erfordern meist die Realisierung von Modulen, welche sich nicht ohne weiteres anfertigen lassen. Programmierer und EDV-Fachleute sind demzufolge auch fortwährend von Nöten, auch wenn BPM-Werkzeuge die Zusammenarbeit zwischen Anwendern, Analysten und Entwicklern stark vereinfachen.

4. Selbst ist der Mann

So schön eine BPM Software von den Beschreibungen des Anbieters auch zu Ihren Anforderungen passen mag, vertrauen Sie keinesfalls im Ganzen darauf. Nicht selten werden Kunden darauffolgend erst böse überrascht, wenn Verträge bereits geschlossen sind und damit angefangen wurde die BPM-Software ins Unternehmen zu integrieren. Lassen sie die eigenen Geschäftsprozesse demzufolge via ein Proof of Concept begleiten, ehe Sie sich für eine Lösung entscheiden. Wichtig ist auch, dass neben dem Anbieter auch Ihre eigenen Mitarbeiter in die Implementierung am Hut haben sind. Nur so können Sie sich einen genauen und unabhängigen Eindruck von der tatsächlichen Leistung und Nutzerfreundlichkeit der einzelnen BPM-Lösungen verschaffen.

Software für Prozessmanagement

iGrafx, Spezialist für Prozessmanagement, bringt eine Softwareaktualisierung der Lösungssuite iGrafx 2013 auf den Markt. Diese neue Ausgabe 15.1 beinhaltet ein rollenbasiertes Web-Portal, das eine gezielte und effiziente Navigation im Repository von iGrafx ermöglicht.

Was macht die Prozessmanagement Software?

prozessmanagement

Die Angestellten können mithilfe des neuen Web-Portals auf einen Blick sehen, in welche Prozesse sie akkurat involviert sind und wie ihre Aktivitäten in die gesamte Unternehmenslandschaft eingebettet sind. Es gewährt Nutzern relevante und rollenspezifische Einblicke in die einzelnen Prozesse und in die dazugehörigen Geschäftsinformationen z.B. Unternehmensziele, Messungen, Systeme sowie Risiken und Kontrollen. Das Besondere: All jene Daten können gebündelt auf der Hauptseite angezeigt werden. Darüber hinaus lassen sich Transformationsprojekte beschleunigen, indem der Anwender schnell und einfach die Verantwortlichkeiten ganz bestimmter Ressourcen erkennen kann und auf Anhieb sieht, wer dazu zu Rate zu ziehen beziehungsweise zu informieren ist.

Unternehmensmodelle enthalten meist eine erhebliche Menge an Daten wie Prozesse, Ziele, Anforderungen oder Geschäftsregeln. Oftmals entsteht dadurch ein unscharfes Bild über das Verständnis der Zusammenhänge im Betrieb. Das neue rollenbasierte Web-Portal von iGrafx soll an dieser Stelle Abhilfe schaffen. Es ist ein Element der server-basierten Softwarelösung iGrafx Process Central, die über ein zentrales Repository alle relevanten Prozesse mit ihren zugehörigen Informationen speichert, verwaltet und verteilt.

Was ist Lean Six Sigma?

Lean Six Sigma iGrafx Logo

Jedes Management benötigt Hilfe bei der Optimierung von Unternehmen. So wurden Software wie Lean Six Sigma entwickelt, die dazu dienen, Produkte und Dienstleistungen in bestmöglicher Qualität anzubieten. Dies fördert mittelfristig die Rentabilität von Unternehmen und erhöh die Zufriedenheit der Kunden.

Einige Methoden der Software sind DMAIC, Change Management, DFSS und Projektmanagement.

 

Wie funktioniert die Prozessoptimierung?

Analyse, Optimierung, Monitoring sind der Schlüssel jeder Prozessoptimierung.

Für einen besseren Überblick empfehlen wir Ihnen dieses Youtube-Video: